Nowy system KSeF: Jak teraz rozliczamy faktury?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to duża zmiana w obiegu dokumentów. Choć system ten automatyzuje przesyłanie faktur, sama obecność dokumentu w systemie nie wystarczy, abyśmy mogli go sprawnie rozliczyć.

Nawet jeśli dana instytucja wystawi fakturę w KSeF, nie jesteśmy w stanie przypisać jej do konkretnej osoby bez Państwa pomocy. Dlatego, aby uniknąć opóźnień, wprowadzamy jasne zasady współpracy.

Najważniejsza zasada: Poinformuj nas o fakturze!

Choć nie muszą Państwo wysyłać nam samej faktury (jeśli jest ona w KSeF), musimy otrzymać od Państwa informację o jej wystawieniu. Bez tego nie będziemy wiedzieli, czego dotyczy dany koszt, ani na czyją rzecz powinien zostać rozliczony.

Oto jak postępować w zależności od rodzaju faktury:

1. Faktury z odroczonym terminem płatności

Dotyczy sytuacji, gdy rozliczamy się bezpośrednio z dostawcą (np. z apteką).

Jeśli faktura trafiła do KSeF, prosimy o przesłanie nam krótkiej wiadomości e-mail z informacją, że taki dokument został wystawiony i czeka na rozliczenie. To dla nas sygnał, aby odszukać go w systemie i opłacić w terminie (aby nie ponosić konsekwencji z tytułu opóźnienia za płatność).

2. Faktury opłacone samodzielnie (refundacja)

Dotyczy sytuacji, gdy płacą Państwo z własnych środków i wnioskują o zwrot kosztów.

W tym przypadku w wiadomości e-mail prosimy o przesłanie:

• Informacji o wystawieniu faktury w KSeF.

• Prośby o refundację poniesionych kosztów.

• Dodatkowej dokumentacji (jeśli jest wymagana):

  • W przypadku faktur za paliwo potwierdzenie pobytu/wypisu szpitalnego lub kopia recepty na leki widoczne na fakturze.

3. Faktury tradycyjne (papierowe)

Jeśli instytucja, w której dokonują Państwo zakupu, nie korzysta jeszcze z KSeF i wystawia faktury w formie tradycyjnej, zasady pozostają bez zmian. Dokument należy dostarczyć do nas za pośrednictwem poczty tradycyjnej.

---

Ważne: Niezależnie od formy wystawienia faktury, informacja od Państwa jest niezbędnym ogniwem, które pozwala nam sprawnie i poprawnie księgować wydatki.